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Com empresas de todos os portes buscando constantemente novas maneiras de reduzir custos e aumentar a eficiência, muitas estão focadas nos gastos B2B – uma área historicamente afetada por processos manuais complexos, gastos excessivos, falta de controle eficaz e baixa visibilidade de dados.

No mercado atual, empresas que buscam otimizar a gestão de despesas têm acesso a uma série de ferramentas modernas que utilizam automação, dados em tempo real e análises avançadas para agilizar processos-chave, reduzir erros e gerar insights práticos que podem melhorar a tomada de decisões. Esta abordagem moderna de gestão de despesas ajuda a aumentar a transparência e o controle, permitindo que as empresas aumentem a eficiência, mantenham-se dentro dos orçamentos e, em última análise, alcancem maior estabilidade financeira.

Desafios com uma abordagem tradicional para a gestão de despesas

Muitas empresas ainda enfrentam dificuldades com sistemas de gestão de despesas desatualizados, que podem comprometer a precisão dos dados e a eficiência. Processos legados, como exigir que os funcionários preencham relatórios manuais e reembolsar custos com cheques em papel, são demorados e trabalhosos, representando riscos de erros humanos e atrasos nas operações financeiras. Empresas que utilizam sistemas manuais também carecem de visibilidade e controle sobre os gastos dos funcionários, não conseguindo controlar efetivamente os custos. Em um estudo recente de empresas de construção, aproximadamente metade das empresas pesquisadas relatou gastar muito tempo na reconciliação, e 56% enfrentaram problemas com gastos excessivos.

Talvez de forma ainda mais crítica, empresas que utilizam processos manuais de despesas frequentemente não conseguem acessar dados de gastos que poderiam gerar insights valiosos e revelar possíveis áreas de economia – como identificar um padrão de gastos excessivos por um funcionário, departamento, projeto ou categoria.

Como dados e automação podem otimizar as despesas B2B

Para superar os desafios e ineficiências inerentes à gestão manual de despesas, as empresas estão cada vez mais investindo em abordagens orientadas por dados e automação para controle de gastos. Essa estratégia agiliza os procedimentos de despesas e apoia uma melhor gestão financeira, automatizando o rastreamento de despesas, aumentando a transparência e reduzindo os riscos associados aos processos manuais.

Um exemplo particularmente proeminente dessa abordagem é a integração de cartões de pagamento corporativos com sistemas de gestão de despesas e planejamento de recursos empresariais (ERP), garantindo que todas as compras feitas com o cartão sejam registradas automaticamente, eliminando a necessidade de processos manuais de relatórios.

Hierarquia Corporativa: Acompanhe Despesas com Taxonomia de Gastos

Além de aumentar a eficiência, esse modelo automatizado garante a captura de todos os dados de gastos dos funcionários, o que pode ser utilizado para garantir a conformidade com as políticas da empresa, informar decisões importantes de orçamento e planejamento financeiro, e auxiliar nas negociações com fornecedores.

Por esses motivos, o futuro da gestão de despesas B2B está cada vez mais centrado em dados em tempo real e automação. À medida que as empresas abandonam sistemas desatualizados e adotam soluções digitais, elas tendem a obter benefícios comerciais duradouros e poderosos, incluindo maior eficiência operacional, melhor controle financeiro e economia significativa.

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